FC2ブログ

だから、日本が好き!

宇宙のなかの小さくて大きな島国

スポンサーサイト

上記の広告は1ヶ月以上更新のないブログに表示されています。
新しい記事を書く事で広告が消せます。
  1. --/--/--(--) --:--:--|
  2. スポンサー広告

魔法の仕事術 「GTD::Getting Things Done」

ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則
デビッド アレン
うまくいく考え方でもやもやがスッキリ!生産性に革命をもたらす、魔法の仕事術「GTD」。発案者自らが、ストレス激減の秘策をわかりやすくアドバイス。

目次
序章 リラックスしながら仕事と人生をコントロールするには
第1章 創造力は、すっきりした頭から(目の前のことを片付ければ、新たな方向性が見えてくる。「あぁ、あれをやっていない!」を避ける方法は、ひとつしかない。 ほか)
第2章 成果を生む集中の仕方(もっとはっきり見たければ、一段上のレベルから見るしかない。
自分がそれをやっている姿を想像できなければ、それを実行することはできない。 ほか)
第3章 成果を生む枠組みを作る(あるレベルで安定すれば、他のレベルでも安定できる。
目的とやり方がマッチするときに生産性が最大になる。 ほか)
第4章 リラックスして、さあ始めよう(このゲームのプレイヤーはあなただけ。
コントロールしすぎは、コントロール不能と同じこと。 ほか)
第5章 基礎を忘れずに(GTDの5つのステップ
行動につなげるための5つのステップ ほか)





三色フォルダーのすすめ

日々降りかかってくる「やるべきこと」「やりたいこと」をどう整理していくか。個人的に便利に使っているのは赤、青、黄の三色フォルダーである。投資金額は千円もかからない。しかしこれだけで日々の生活がだいぶ楽になった。

使い方は簡単だ。まず赤のフォルダーには「やるべきことすべて」をまとめて放り込む。ちょっとしたメモ、サインすべき書類、支払うべき請求書、それらをすべて入れておく。大事なのはこうした「処理すべきこと」を1カ所にまとめることである。

ここだけ見ておけば大丈夫、という心理状態を作ることが最も重要である。「あれはどこに置いたかな?」と思うこと自体がストレスである。そうしたストレスは作業の効率性を著しく低下させる。作業中に「あれ、さっきのあれどうしたかな?」と思いついて作業が手につかなくなった経験をした人も少なくないだろう。

次に黄のフォルダーである。このフォルダーにはメモなどに必要な裏紙を入れておく。何かを思いついたときにさっとメモすることができる。もちろんメモ帳を使ってもよいが、裏紙はどんなオフィスでも発生するものである。

最後に青のフォルダー。このフォルダーには作業する際に手元に置いておきたい資料を入れておく。現在かかわっているプロジェクトに関する資料などである。また定期的に見直したい資料を入れておいても良い。自分の長期的目標などを入れておくと使い勝手が良い。

こうして三色のフォルダーを使っていれば、1日の最後に赤のフォルダーをレビューするだけでいい。ここに貯まった情報は適宜処理し、時間がかかりそうなものは「ToDoリスト」に登録する。そのようにしてすべてのものを処理し終わったらこのフォルダーは1日の終わりに空になっているはずである。

ToDoリストは具体的に

ToDoリストの作り方は学校では教えてくれない。一般的にはなんとなくやるべきことを書いている人が大半であろう。自分も昔はそうだった。しかし今までの試行錯誤を重ねて、2つの点を工夫している。

1つ目の工夫はToDoをどう表現するか、である。これは「GTD」と呼ばれる本に出会ってから大きくやり方を変えている。

GTDとはストレスフリーの仕事術を提唱するコンサルタント、デビッド・アレン氏による著書、「Getting Things Done」の略である。この本ではいかに質の高いToDoリストを作るかのノウハウが語られている。

ノウハウの中で個人的に実践しているのが「ToDoリストは次の物理的なアクションを書こう」というものである。これはどういうことか。

例えばあるプロジェクトを片付けなくてはならないとする。そのときにToDoリストに「A社プロジェクト」とだけ書いておくだけの人は多い。しかしそれだけ書いたのでは頭の中ではわかったつもりでもどこから着手していいのかがイメージしにくい。そしてイメージしにくいものはなんとなく敬遠され、後回しにされがちだ。

そのため、ToDoリストは「次の物理的なアクション」を書くべきなのだ。この例で言うと「A社の資料を棚から取り出す」かもしれないし「A社についてBに電話する」かもしれない。このように具体的に書くことによって次のアクションに取りかかりやすくなる。

2つ目の工夫は最近よく使っている「バブルマップ」という手法だ。これは自分で考案し、ブログで発表したところ好評だったのでここでも紹介しておこう。

簡単に言えばToDoリストを図で書いていく手法である。A4の紙に今日すべきToDoをそのマインドシェアの大きさでマッピングしていく。「なんとなくいやーなToDoは大きく、そうでもないToDoは小さく」描いていく。そうすることによって今一番行うべきToDoが一目でわかる。またそのToDoを完了したときは大きな面積をつぶしていくことができるので気分もすっきりする。この手法について詳しくは下の記事を参考にしてもらいたい。

・バブルマップのすすめ ~ ストレスすっきり解消型ToDo管理手法 ~




バブルマップは日々大きさが変わっていくので、朝バブルマップを描いて夜にレビューし、貯まっていくToDoはリストで管理する、というやり方にしている。

ToDoリストは紙で管理してもよいが、個人的には「check*pad」という自作ツールを使っている。これを使えばウェブ上でToDoリストを登録できるのでブラウザーさえあればどこからでもチェックできる。また紙のリストと違い、あまり長いリストになると画面からはみ出して見にくくなる。したがってリストを短く保つために仕事を片付けてしまおう、とういモチベーションが高まるのも利点の一つだ。

さらにこのリストは同僚や友人と共有もできるので、お互いに進捗をチェックすることもできる。「誰かが見ているからしっかりやるか」という心理を演出することができるのだ。



作業の見積もり能力を高めよう

 生産性を高めるツールはもう1つ作成している。「task*pad」と呼ばれるものだ。この仕組みは簡単で、「自分が何時までに何をやるか」を登録できるだけのサイトである。これがなぜ効果的なのか。

 このツールを使うまでもなく、一つ試してもらいたいことがある。作業を始める前に手元の紙に「○○時までに○○する」と書いてほしい。そしてそれから作業を始めてもらいたい。

 実際試してみるとわかるが、まず「○○時までに」というところで悩む。もちろん数時間あれば終わるという仕事が多いが、それでは見積もり能力が低いとしかいえない。多すぎても少なすぎてもマネージャー失格である。「○○時までに」と書くまでにまず自分の「作業見積もり能力」が試されるのだ。

 そして「○○する」のところでも少し悩む。現代においては仕事の終わりがますます分かりにくくなっている。「100本ねじを作れば終わり」といったものでもない。自分の仕事をきっちり定義し、数量化するスキルが求められる。「知識創造に関する本について調べる」ではなくて「知識創造に関する書籍を5冊以上リストアップし、一枚のレポートにまとめ、○○課長にメールする」とまで定義しなくてはいけない。

 ここまででも仕事の効率はだいぶ上がっているのだが、手元にその紙があることによりほかの作業に邪魔されにくい、という利点もある。特にパソコンで作業をしているとついついメールチェックに没頭してしまい「あれ、今何をやっていたのだっけ?」となってしまうが、この手元の紙さえあれば自分が今手掛けている作業を見失うことがない。

 もしこの手法に効果を見出したなら「task*pad」はおすすめである。このサイトでは同様のことを実現でき、さらに作業が終わったときにそれが見積もり時間通りだったか、そうでなかったかも登録していくことができる。さらにそれらの履歴も残る。自分の作業見積もり能力がどれだけ正確かを時系列でチェックしていくことができるのだ。



(出典:ブログ時代の仕事術/百式






仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法
仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法
森平 慶司、デビッド・アレン 他

仕事と人生の両面で、個人や組織の効率と生産性を飛躍的に高めるデビット・アレンの画期的メソッド! 目的意識の持つパワー、リラックスの大切さ、仕事を成し遂げるためのシンプルな原則を明らかにする一冊。




<参考サイト>
時間と仕事の整理術『GTD』がカルト的人気
Getting Things Done (a.k.a. GTD)
「仕事を成し遂げる技術」の読みにくさについて考える。
スポンサーサイト
  1. 2008/01/03(木) 06:00:12|
  2. 会社、仕事
  3. | トラックバック:0
  4. | コメント:0
<<でか文字!! プレゼンテーション | ホーム | 富と宇宙と心の法則>>

コメント

コメントの投稿


管理者にだけ表示を許可する

トラックバック

トラックバックURLはこちら
http://machspeed.blog108.fc2.com/tb.php/16-0c20557f
この記事にトラックバックする(FC2ブログユーザー)

プロフィール

Duplo::デュプロ

Author:Duplo::デュプロ
キンモクセイの香りの頃が好き。

プロフィール詳細

このBLOGを登録
by BlogPeople


最近の記事

最近のコメント

最近のトラックバック

月別アーカイブ

カテゴリー

カレンダー

11 | 2018/12 | 01
- - - - - - 1
2 3 4 5 6 7 8
9 10 11 12 13 14 15
16 17 18 19 20 21 22
23 24 25 26 27 28 29
30 31 - - - - -

ブロとも申請フォーム

この人とブロともになる

FC2カウンター

RSSフィード

リンク

このブログをリンクに追加する

上記広告は1ヶ月以上更新のないブログに表示されています。新しい記事を書くことで広告を消せます。